ポンすけのブログ

アラフォーのSEです

【学習】会議推進の心得

これまでの経験上、会議推進する時の心得をまとめます。改めて見ると、最近できてないな…と思うものも多々。初心に戻って意識したいと思います。大事な箇所は太字アンダーラインとしています。

 

まずは、自分が主催者側だった時に意識することです。

 

【1. 会議の目的】

一言で言えば、人を動かすこと。

具体的に言えば、次に行うべきアクション1つ以上を決めて、そのアクションに対する推進責任者及び期限を決めること。

 

【2. 会議準備の流れ】

  1. 会議のゴールを決める
  2. アジェンダを作る
  3. アジェンダに鑑みて適切な参加者を招集する
  4. 全体及び個別アジェンダのファシリテータを決める
  5. アジェンダに対する落しどころをイメージしておく
  6. 上記の落しどころへ誘導するためのファシリテーションの仕方を考えておく
  7. 量のある資料は事前に配布する
  8. サプライズを避ける(事前にインフォームしておく)

【3. 会議実施の流れ】

  1. アイスブレイクをし、一人ひとりを気持ちよくさせるなどして場の空気を作る
    ※ 冒頭だけでなく、会議実施の途中途中でも意識する
  2. まずは参加者に会議のゴールとアジェンダを説明、合意を得る
    協議したくない論点がある場合は、このタイミングで明確にする
  3. アジェンダが「発散」「収束」「共有」のいずれに該当するか分かるようにする
  4. アジェンダに対する問題認識を合わせ、そのうえで対応方針を議論、結論を出すかNextActionを決めるかのいずれかを行う。NextActionを決める場合は、推進責任者及び期限を設定する
    ※ 正確性よりも共感を重視した話し方(コンセプト・ワードを使うなど)がベター
  5. 全てのアジェンダに対する議論が完了したら、最後にラップアップする

【4. 会議後の流れ】

  1. 会議後に議事録(簡易な議事メモの場合もあり)を関係者へ送付する
    ※ 決定事項、NextAction及びその推進責任者&期限を明記する
  2. NextActionへの対応状況をトレースする 

 

次は、自分が参加者側だった時に意識することです。

 

【5. 会議参加時に注意すべきこと】

  1. 時間が守られるよう協力する(決定した結論を蒸し返さない、アジェンダに無い議論を始めない)
  2. ダメ出しや反対意見だけを述べず、対案を提示する
  3. 「事実」をベースに発言する(「意見」と「事実」をごちゃまぜにしない)